Office Live Workspace : qui, quoi, où et comment?

Supposons que pour un devoir ou un projet d'étude vous deviez travailler avec plusieurs autres étudiants. Pour gagner du temps et pour rendre votre travail plus efficace, vous voudriez partager vos idées, fichiers et documents directement avec le reste du groupe.

Et bien, nous avons une bonne nouvelle pour vous ! En fait, vous n'avez besoin que d'une seule chose : Microsoft Office Live Workspace. Il s'agit d'une extension gratuite pour Office. C'est un nouvel environnement virtuel où il est possible d'enregistrer et partager gratuitement des documents Office avec les autres. Ainsi, vous pouvez travailler à plusieurs sur un même projet.

Comment faire ?

Pour obtenir votre accès à Office Live Workspace, il suffit d'avoir un pc avec une connexion Internet et un Windows Live ID. Dans la version bêta actuelle, le service de Microsoft est uniquement disponible en Anglais. Une version française devrait bientôt être disponible.

Office Live Workspace peut accueillir plus d'un millier de documents (500MB). Grâce à un plug-in spécial, il est possible d'ouvrir et d'enregistrer des documents à partie de Word, Excel et PowerPoint.

Un espace de travail privé

Avec l'aide du bouton New, vous pouvez créer vous-même de nouveaux documents Word, Excel ou PowerPoint, mais aussi créer des notes ou des listes. Il y existent déjà des listes préinstallées : la liste des tâches à effectuer (tâches), la liste des contacts (buddy-contacts personnels) et la liste des évènements (activités). Les documents offices sont créés via un lien dans le programme Office sur votre pc. Vous créez vos notes et vos listes entièrement en ligne. Vous pouvez ajouter vous-mêmes des colonnes (tels que des noms et prénoms) et des rangées (tels que des noms de personnes) .

Office Live Workspace vous offre aussi la possibilité d'organiser vous-même votre espace de travail. De cette manière, vous pouvez contrôler les activités (modification de document, suppression de document,…) se déroulant au sein des projets. Une fenêtre vous tient informé constamment de toutes les activités dans un même travail. Si vous le souhaitez, vous pouvez recevoir à chaque interaction importante un rappel par e-mail.

Partager l'information

Les nombreuses fonctions de partage d'informations d'Office Live Workspace constituent un gros avantage. Vous pouvez, par exemple, identifier facilement qui peut modifier vos documents et qui peut seulement les consulter.

En combinaison avec le software gratuit SharedView, il est même possible de partager l'affichage complet de votre écran avec d'autres personnes. Grâce à la fonction 'activity panel', vous pouvez observer toutes les activités au sein d'un groupe de travail. C'est également une option qui annonce par mail les changements dans un groupe de travail.

Les fonctionnalités de Workspace peuvent être utilisées dans le milieu professionnel. Les employés dune entreprise savent aisément organiser leurs groupes de travail ou documents professionnels via une adresse url directe.

Ils peuvent télécharger plus de fichiers simultanément avec l'interface drag-and-drop et l'interface utilisateur est simplifiée. Ils leur est possible d'accorder des autorisations, de sorte à déterminer qui peut voir, modifier ou commenter le travail en ligne. Il est également possible de tenir à jour une liste de contact professionnels, de publier un agenda, etc.

Les Workspaces sont donc pratiques, commodes et prêts à l'emploi quelque soit le but pour lequel ils sont employés. Office Live Workspace est utile tant pour le milieu professionnel (travaux communs, réunions, événements divers) que pour le milieu non-professionnel (travaux d'étudiants, vacances, organisation du ménage).